Guia para Fazer um Evento de SEO

Olá leitores da Agência Mestre,

Posso dizer que este foi um ano repleto de eventos de SEO. Literalmente “choveu” eventos por todo o Brasil, discutindo as várias áreas de SEO e até de Search como um todo. Entre os eventos, posso ressaltar e falar neste artigo sobre o UaiSEO, OMExpo, SearchLabs, CoeSEO, TcheSEO e ainda o que vem por aí: o SEOcamp. Cada um teve os seus pontos positivos e negativos, trazendo, de modo geral, benefícios para os participantes, palestrantes e patrocinadores, seja em conhecimento, em networking ou ainda em forma de prospecção de clientes.

Eu, particularmente, fico feliz de ver cada vez mais eventos de SEO (ou Search mesmo) aparecendo para o nosso mercado, pois isto mostra que cada vez mais o nosso mercado é visto melhor e com mais relevância pelas pessoas. Mas ao mesmo tempo que isso é bom para divulgar o nosso mercado, isso acaba por deixar os eventos cada vez mais precários, com falta de profissionalismo e com problemas simples, mas que fazem toda a diferença no sucesso do evento.

Por esta razão, decidi expor o meu ponto de vista neste artigo, de como fazer um evento de SEO, baseado nas minhas experiências de organização do nosso curso, das palestras que dei nos eventos citados acima, dos eventos que participei no passado e do que tenho aprendido nos eventos do exterior.

O Tema do Evento

A primeira coisa a se definir é sobre o que se trata o evento. Responda estas perguntas:

• Será um evento apenas de SEO?
• Se eu fizer apenas um evento de SEO conseguirei uma boa audiência?
• Posso agregar mais algum tema relacionado à minha idéia inicial para trazer mais pessoas para o evento?
• Quais os temas específicos que o evento irá abordar?
• Quais são os temas que estão “bombando” no momento? Eles estão na sua lista?

O Público

O próximo passo a se fazer é identificar se você tem público para realizar um evento de SEO. Considere algumas perguntas:

• Quais e quantas são as pessoas que podem se inscrever no meu evento?
• Qual o nível de conhecimento na área de SEO ou Search?
• Estas pessoas investem em eventos ou cursos?
• Qual o valor médio de investimento, desse público, em eventos?

Com estas informações em mãos podemos seguir para o próximo passo.

O Local

Com o público definido e o seu tema você pode começar a pensar no local do evento. Vejamos os pontos a serem levantados:

• O local escolhido possui acomodação para todas as pessoas?
• O local é de fácil acesso, através ônibus, metrô ou aeroporto?
• Possui serviço de taxi no local?
• Quais são os hotéis da região?
• Quais são os restaurantes da região?
• O local oferece serviço de buffet?
• O local oferece serviço de Internet Wi-fi?
• O local oferece serviço de extensões e tomadas?
• Quanto custa o aluguel do local?
• Quanto custa cada um dos serviços listados acima?

É fundamental que você tenha em mente os requisitos básicos para um evento de Internet, assim como o custo de cada um dos serviços.

Os Palestrantes

Com os temas em mãos, você pode começar a prospectar quais são os palestrantes de cada área. Para conseguir identificar mais informações sobre os palestrantes faça os seguintes passos:

• Quais outros eventos da área já aconteceram? Quem palestrou nestes eventos e sobre o que palestraram?
• Procure eventos mais amplos da área de Internet. Veja quem já palestrou sobre as áreas que você quer abordar.
• Procure através do SlideShare.net palestras da sua área.

De posse dos nomes e dos respectivos “temas” de palestras, o próximo passo é cotar o valor de cada palestra. Isto mesmo, normalmente ministrar uma palestra tem um custo, assim como alguns outros. Vejamos o que você deve levantar por palestrante:

• Qual o custo de ministrar uma palestra?
• Qual cidade o palestrante reside e qual seria o translado do mesmo até a cidade do evento. Qual o custo?
• Existe algum requisito extra por palestrante? Exemplo: acompanhante? convites extras?

Com esta informação em mãos você pode criar uma planilha de palestrantes, custos de cada um, uma coluna de “karma” (com base nas palestras que ele ministrou) e ainda com um valor de “buzz na comunidade”, onde você pode qualificar o quanto de buzz cada palestrante pode causar indo a um evento, tanto em termos de divulgação quanto em termos de atrair o público.

Por fim, para escolher o tema que o palestrante irá discorrer, é fundamental que você estude as palestras que ele já ofereceu ou até mesmo o tipo de conteúdo que ele compartilha com a comunidade. É complicado para o palestrante assumir o compromisso de palestrar sem que a organização solicite ou sugira um tema. Eu, particularmente, acho que é dever de toda organização de evento sugerir temas para o palestrante escolher um deles. Pois assim você já traça um caminho para o seu evento, esperando que o palestrante ministre algo em cima do tema que você precisa.

Requisitos Técnicos

Como todo evento, você possui alguns pontos técnicos (infraestrutura) que deve cobrir. Vejamos alguns:

• Tomadas, como serão providenciadas? O local fornece? Qual o custo?
• Internet Wi-Fi de qualidade, como será disponibilizada? O local fornece? Qual o custo?
• Coffee Break, como será feito? Qual empresa? O local fornece? Qual o custo?
• Almoço, será por conta dos participantes ou o evento irá fornecer o almoço? O local fornece? Qual o custo?
• Terá tradução simultânea? Qual empresa? O local fornece? Qual o custo?

Logística

Em seguida, planejar a logística do evento é fundamental para não ter se estressar no decorrer do evento. Defina algumas coisas:

• Quem irá verificar o local do evento? Deve possuir um checklist de itens a se verificar no local.
• Quem irá verificar os fornecedores de serviço? Faça um checklist, com nome, telefone, celular e demais dados de cada fornecedor.
• Quem irá receber e fazer o translado dos palestrantes? Deixe uma pessoa responsável por verificar e se responsabilizar por isto.
• Se você tiver palestrantes internacionais, certifique-se que os mesmos sabem que o nosso país precisa de Visto para algumas nacionalidades e tenha junto ao palestrante uma pessoa que fale muito bem a sua língua ou pelo menos inglês.
• Quem será o responsável por acompanhar os palestrantes durante o evento? Tenha certeza que todos saibam os seus horários de palestras e o horário da mesa redonda (se tiver uma).
• Como será a recepção dos participantes? Quantas pessoas estarão trabalhando no credenciamento?
• Em quantos dias será realizado o evento?
• Qual o tempo de duração de cada palestra, almoço e coffee break?
• Como serão realizadas as perguntas e dúvidas?
• Defina uma data para entrega de todas as palestras, pois assim você poderá conferir cada uma e verificar se o tempo disponível está perfeito para a quantidade de conteúdo oferecido. Você também poderá evitar palestras “feitas no improviso“.
• Não se esqueça da apresentação dos palestrantes e patrocinadores no palco. Tenha um âncora para fazer cada uma das introduções e chamadas de patrocinadores.

Uma dica sobre a parte de perguntas e dúvidas é utilizar um moderador para filtrar as dúvidas. No SMX dos EUA, você deve submeter a sua dúvida para um sistema e o moderador escolhe as melhores perguntas para fazer ao palestrante ou ao painel. Desta forma você evita perguntas repetidas ou mal formuladas.

Patrocinadores

Um ponto que muitos eventos de SEO tem se esquecido é da força dos patrocínios. Eles são praticamente a fonte de receita do evento e devem ser explorados da melhor forma. Considere os seguintes pontos:

• Quais as empresas que patrocinaram os últimos eventos de SEO e Search?
• Quais as empresas que “sempre” patrocinam eventos de Internet?
• Quais são as pessoas responsáveis pelo “papo” de patrocínio nestas empresas?
• Procure os arquivos de “Patrocínio” dos outros eventos para saber qual o valor que eles costumam cobrar por patrocínio.

Em seguida, liste o que você pode oferecer para o patrocinador:

• Área de exposição?
• Tempo para propaganda dentro do evento?
• Propaganda em forma de sacolas, crachás, cordões de crachás, panfleto, canetas?
• Você irá liberar o envio de mailing assim como de dados dos participantes?
• Banner ao lado das palestras
• Banner na entrada do evento

Com isto em mãos e com todos os dados anteriores, crie um documento para mostrar aos possíveis patrocinadores o seu projeto. Tenha em mente que você não precisa oferecer tudo a uma empresa apenas, mas se você segmentar todas as formas de patrocínio você pode conseguir um maior investimento de uma diversidade maior de empresas.

Tente, distribuir o valor do custo do evento diretamente nas cotas de patrocínio, pois desta forma você consegue uma “folga” de orçamento para fazer evento.

Ainda em termos de patrocínio é fundamental fechar contratos e que os pagamentos sejam realizados ANTES do evento acontecer, pois você tem custos atrelados ao evento e até mesmo ao espaço que os patrocinadores irão oferecer.

Um ponto importante de se lembrar aqui é que a maior parte das empresas patrocina os eventos mediante apresentação de nota fiscal, ou seja, você deve ter uma empresa por trás do evento, para que possa emitir estas notas fiscais.

Definindo o Preço do Evento

Somente agora você pode pensar em valores para o evento. Depois de pensar no custo de toda a “operação do evento” você pode estimar o valor a cobrar pelo evento. A dica aqui é considerar, inicialmente, apenas o valor do evento como um todo, dividindo-o pela quantidade esperada de participantes. Mas a dica #2 é a melhor: estime não pela quantidade que você está esperando, mas por metade disso (em alguns casos 1/3 do número). Desta forma você estima no pior caso, conseguindo “pagar” o evento caso não tenha público suficiente.

Em seguida, compare com o valor que você estimou que os participantes normalmente pagam em eventos ou cursos da área. Você já está acima ou está abaixo da média?

Ainda uma dica para eventos é pensar no valor agregado. Fornecer internet de qualidade é algo que você deve se preocupar e deve repassar aos participantes, assim como coffee break e o almoço. Isto mesmo, o almoço. Se você pensar que os participantes irão gastar cerca de R$20 – 40 por almoço (dependendo da cidade) você pode avaliar com os seus fornecedores se o valor por pessoa pode ser incluído dentro do valor da inscrição. Neste ponto não se esqueça que um local para o almoço é fundamental, nada de “sentar no chão”. E é claro, tudo isto tem um custo: mesa, cadeira, buffet. E tudo isto deve ser repassado para o participante. Mas entenda, ele iria “gastar” aquele dinheiro de qualquer forma.

Por fim, qual o propósito do seu evento? Fazer dinheiro? Se sim, confira o valor que você obteve dos patrocinadores juntamente com o valor que será cobrado dos participantes. Este valor está com uma margem de lucro boa? Se o seu foco não for o lucro, invista todo o valor no próprio evento, melhorando os serviços para os participantes.

Contratos

Uma parte essencial para os eventos são os contratos e termos de compromisso. Eles garantem que o seu evento será realizado de forma correta e sem problemas. Considere os seguintes pontos:

• Todos os meus fornecedores possuem contratos com cláusulas rígidas de compromisso? Tanto do seu pagamento quanto do seu fornecimento?
• Você fez um termo de compromisso com cada palestrante que aceitou ministrar no seu evento? Garanta que ele irá “aparecer” na data com cláusulas rígidas mas ao mesmo tempo dê um espaço para cancelamento da palestra. Por isto, o mais interessante é pagar pela palestra ministrada, pois desta forma você garante uma qualidade melhor e um compromisso do palestrante.
• Você precisa de um termo de compromisso com cada participante do evento sobre a política de devolução do ingresso. O costume dos eventos internacionais é começar a devolução por 70% do valor e ir diminuindo conforme a data do evento se aproxima, até que com cerca de 20-30 dias não é mais possível a devolução do valor. Deixe um espaço para transferência do ingresso, pois assim a pessoa consegue contornar um improviso.
• Não se esqueça dos contratos com os patrocinadores. Garanta a eles que você irá realizar tudo o que eles compraram assim como as datas para pagamento do patrocínio com cláusulas bem rígidas quanto ao atraso.

Com todas estas áreas protegidas, você conseguirá realizar um evento sem imprevistos. Mas lembre-se: sempre tenha um “plano B” para fornecedores de serviço e palestrantes.

O Website e a Inscrição

Logicamente, sem website e formulário de inscrição o evento não pode acontecer. É importante ter no seu website:

• Um resumo do evento
• Os detalhes de cada palestrante
• A agenda do evento, com os horários e dias das palestras
• Os patrocinadores
• Informações sobre patrocínio
• Informações para a imprensa
• Local do Evento
• Como chegar no evento
• Detalhes extras, tais como as principais rotas para o evento, hotéis e restaurante próximos ao evento
• Formulário de Inscrição
• Formulário de contato

Para a inscrição é fundamental escolher um bom sistema de pagamento. Eu sou muito fã do PagSeguro e não abro mão dele para a inscrição dos nossos cursos de SEO. Com o PagSeguro eu tenho todos os dados de quem paga o evento, além da facilidade de pagamento em Boleto, Tranferência, Cartão, parcelado ou à vista. Quem acaba por resolver tudo é o PagSeguro. Eu “apenas” recebo o valor.

É importante pensar na logística do “saque” do dinheiro no PagSeguro ou de outra plataforma, pois normalmente você só pode sacar depois de uma quantidade definida de dias.

A Divulgação do Evento

Esta é uma das tarefas mais difíceis ao meu ver. Pense em quem serão as pessoas que levarão o nome do evento ao conhecimento dos interessados. Você irá usar as redes sociais como o Twitter, Facebook, Orkut? Já possui o usuário, fan page e comunidade? Quem irá responder as dúvidas em cada rede social?

Você pode abordar jornalistas e portais do ramo de Internet para avisar sobre o evento. Você pode trocar o anúncio do evento por um ingresso de imprensa para o evento. Isto normalmente funciona.

Veja blogs influentes da área e aborde-os para uma divulgação. Ofereça um número de convites para sorteio em troca de anúncio do evento. Isto também funciona! É fácil. Se necessário, separe um investimento para pagar por “posts patrocinados”.

Ofereça um convite extra para cada palestrante sortear em seu meio. Normalmente isso ajuda na divulgação, pois eles criam promoções para a pessoa concorrer ao convite e assim a sua marca do evento é divulgada facilmente.

É fundamental entender aqui que se o seu evento é impecável, na próxima oportunidade os próprios participantes irão recomendar o seu evento. Logo, focar na qualidade do evento é algo que fará muito bem para os seus futuros eventos.

Make it Happen!

Por fim, faça acontecer! De nada adianta seguir todas os itens anteriores se você não se dedicar ao evento. Verifique e refaça roda a verificação dos itens acima. No dia do evento, tenha tudo organizado e “planos B” para quaisquer problemas que surgirem.

Tenha o telefone e celular de todas as pessoas envolvidas no evento, assim como de todos os seus fornecedores. Procure ter algumas pessoas como “espiãs”, relatando para você se algo estiver saindo errado, pois desta forma você pode trabalhar no problema ainda no evento.

Não se esqueça de garantir que cada palestrante estará em sua sala no momento da palestra, assim como ter uma pessoa responsável pelo controle de tempo do palestrante.

Pós Evento

Esta é uma das partes que a maioria das pessoas esquecem: lembre-se de procurar o feedback dos participantes. Escute quais foram as suas falhas, veja quais são as sugestões, procure saber quais palestras foram boas e quais foram ruins. “Livre-se” de palestrantes que não ofereceram um bom conteúdo ou que não conseguiram transferir o conhecimento no momento da palestra. Peça sugestões! Procure saber dos erros mínimos que o evento cometeu.

Foque na seguinte pergunta para os participantes: “você participaria do evento no próximo ano?”.

Conclusões

Tenho certeza que não cobri todos os pontos existentes para a realização de um evento de SEO (ou Search) mas ainda sim, vejo este artigo como um guia, com dicas, manhas e problemas que já aconteceram e acontecem em eventos e cursos que já participei.

Espero que os organizadores dos eventos não me entendam mal, mas pelo contrário, utilizem este artigo como um guia para refletir o que faltou em cada um dos seus eventos e também, para se organizarem melhor para o próximo evento.

Sugestões?

Gostaria de ouvir vocês – quais sugestões ou pontos importantes vocês gostariam de adicionar a este guia? Comente abaixo!